Der Einstieg

Struktur

Eine Kundenverbindung wird als "User" in 4open angelegt. Ein User kann

  • eine private Einzelperson oder Familie
  • ein Betrieb (auch Freiberufler oder Selbständiger)
  • ein Verein
  • ein Agra Betrieb
  • Ein Versicherungsmakler (mit anderen Rechten)
  • Ein Vermittler (mit anderen Rechten)

sein. Jede der oben aufgeführten Bereiche ist auf einem eigenen Reiter zusammengefasst. Auf dem Reiter "Total" werden alle Kunden gelistet, egal welcher Bereich.

Jeder "User" loggt sich über die Emailadresse ein. Diese darf nur einmal in 4open vorkommen. Unter den Useren werden die

  • Personen
  • Verträge
  • Bankverbindungen
  • Adressen
  • Kontaktnummern
  • Personen bezogene Dokumente
  • Risiken

angehängt. So reicht es nicht einen "User" anzulegen. Es muss mindestens noch eine "Person" hinzugefügt werden, damit der Eintrag funktioniert. Aus diesem Grund wurde ein Assistent programmiert, der bei der Neuanlage durch die notwendigen Schritte leitet.

Kunden / Interessenten

Neuanlage

Hierfür steht ein Assistent zur Verfügung. Klicken Sie einfach auf den Knopf "Neuanlage" im Startmenü.

Farben

Wie folgt werden die Kunden farbig dargestellt:

aktiv fremd Angebot Deckungsauftrag Antrag beendet / Altvertrag Farbe
>= 1 0 0 oder >= 1 egal grün
egal egal >= 1 egal egal gelb
egal >= 1 0 egal egal rot
0 0 0 egal >= 1 schwarz

Verträge

vertraege

Versicherungsverträge

Klicken Sie einen Kunden an und verzweigen dann auf den Reiter "Verträge". Wenn Sie einen Vertragsspiegel drucken möchten, ist das kleine "Drucker-Symbol" am rechten Rand in der Zeile "Übersicht Versicherungsverträge" zu beachten.

Hinter jedem Vertrag erscheint ein kleines Symbol mit den weiterführenden Links. Wenn Sie mit der Maus dieses Symbol nicht klicken, sondern darüber "schweben", wird ein Hilfetext angezeigt.

Sparten / Gesellschaften

Es wird ein Set, bestehend aus Sparten und Gesellschaften, geliefert. Damit die BaFin Listen aktuelle gehalten werden können, übernimmt Versdirekt die Pflege dieser Liste. Es stehen Listen für Deutschland und Österreich zur Verfügung.

Sollten sie Ihre eigene Liste verwalten wollen, geht das natürlich auch. Sprechen Sie uns an.

Neuanlage

Hierfür steht ein Assistent zur Verfügung. Rufen Sie einen Kunden auf und wechseln Sie auf den Reiter "Verträge". Klicken Sie sodann einfach auf den Button "Neuanlage".

Kapitalanlagen

Hier wird keine Liste mitgeliefert. Wenn Sie eine eigene Installation besitzen, melden Sie sich mit dem Admin-Zugang an 4open an. Klicken Sie dann auf "Service" / "Emittent Kapitalanlagen".

Emittent KA

Alle dort erfassten Emittenten und deren Produkte werden dann bei der Vertragserfassung einer Kapitalanlage angeboten.

Wenn Sie diesen Zugang nicht haben, schicken Sie Ihre Liste an die Versdirekt Hotline.

Sonstige Verträge

Der Kunde kann finanzdienstleistungsfremde Verträge erfassen (z. B. Leasing-, Strom-, Telekomverträge).

Vorsorge

Hier können Patientenverfügungen, Vorsorgeverfügungen etc. angelegt werden.

Berechtigungsstruktur

Das Programm verfügt über eine baumartige Berechtigungsstruktur:

Berechtigungsstruktur

Roll ID Bezeichnung Zugriff
1 Root Systemadministrator
2 Administrator Technische Administration der 4open Installation (DSGVO-Texte, CSS-Anpassungen). Sieht alle Kunden, die sich selbständig einen Zugang geholt haben.
3 Büroleiter / Geschäftsführer Kann Makler/Vermittler anlegen. Sieht alle Kunden der von ihm angelegten Makler. Kann anlegen / editieren / löschen.
4 Makler Sieht seine Kunden und kann mit diesen wie der Büroleiter arbeiten.
5 Vermittler Wird vom Makler angelegt und kann Kunden und/oder einzelnen Verträgen zugeordnet werden.
6 Kunde Sieht die für ihn hinterlegten Daten. Kann eigene Daten hinterlegen oder fehlende ergänzen.

Dokumentenverwaltung (DMS)

Das Programm verfügt über eine Dokumentenverwaltung. Für die Elemente

  • Personen
  • Verträge
  • Schäden

können Dokumente hochgeladen und mit sinnvollen Schlagworten bezeichnet werden.

Bezeichnen Sie ein Bild als "Portrait", wird dieses als Avatar angezeigt.

4open verfügt über eine Schnittstelle zur BiPRO-Box von Mr. Money. Die Dokumente von ca. 90 Produktgebern können über dieses Programm abgeholt werden. Anhand der Versicherungsscheinnummer werden die Dokumente dann halbautomatisch zugeordnet.

Werkzeuge

GDV Import

Das Programm verfügt über einen GDV Importer. Da GDV kein echter Standard ist, wurden für alle relevanten Produktgeber eigene Filter geschrieben. Auch einige Gesellschaften ohne GDV können über CSV aktualisiert werden.

Reporting

Das Reporting Tool wird über den Admin-Zugang angesteuert. Klicken Sie hier für weitere Informationen.

Suche

Die Suche ist eine wichtige Funktion. Bei der Suche muss nicht in das entsprechende Feld geklickt werden — es reichen mindestens 4 Zeichen im Suchfeld.

Gesucht werden kann nach: Nachname, Vorname, PLZ, Ort, Risiko (KFZ-Kennzeichen / Straße), Vertragsnummer, ext. Kdn. ID. Kombinationen sind möglich.

Admin-Zugang

Den Adminzugang erhalten Sie immer dann, wenn Sie eine eigene Installation bestellt haben. Details zum Admin Menü.

Aufgaben Management

4open verfügt über Aufgaben Management über einen CalDAV-Server. Kompatibel mit: ownCloud, Outlook, iPhone/iOS, Android, Thunderbird u. v. m.

Aufgaben entstehen manuell oder automatisiert (z. B. wenn ein bestimmtes Dokument über die BiPRO-Box importiert wird). Jede Aufgabe enthält einen direkten Link auf den betreffenden Vertrag, Kunden oder das Dokument.

Newsletter

4open verfügt über eine Schnittstelle zu Zapier und Integromat. Darüber lassen sich alle relevanten Newsletterversender (z. B. getResponse, Brevo/Sendinblue) mit Daten versorgen.

Provisionsabrechnung

Selbstverständlich können auch Provisionen abgerechnet werden.

Provisionsabrechnung

Hier klicken um zur Beschreibung zu kommen.

Maklerinkasso

4open beherrscht im Zusammenspiel mit einem Inkassoprogramm das Maklerinkasso.

Stand: 01.07.2022 | Weitere Informationen: versicherungen.org/wiki/4open_Handbuch